Statutár v době koronaviru: 8 tipů, na co si dát pozor

Aktuální situace způsobená pandemií koronaviru s sebou přináší mimo jiné zvýšené nároky na činnost členů statutárních orgánů obchodních společností. Ti jsou stále povinni jednat za všech okolností s péčí řádného hospodáře, ovšem nyní se vinou bezprecedentní doby často dostávají do situací, které i přes dlouholeté zkušenosti dosud nezažili, a musí dělat rozhodnutí, která jsou více než kdy jindy citlivá a pro samotný chod společnost klíčová.

Nelehkou pozici statutárů v současné době si uvědomujeme, a proto níže předkládáme 8 základních doporučení, která by měla členům statutárních orgánů výkon jejich funkce ulehčit a měla by jim pomoci proplout koronavirovou krizí za kormidlem společností s větší jistotou a klidem.

1. Buďte obezřetní

Statutár musí rozhodovat a konat. A jeho povinností je zajistit, aby společnost nejen fungovala, ale aby prosperovala a zvyšovala svou hodnotu, případně svůj zisk. To s sebou ovšem přináší nutnost rozhodnutí nebo činů, které mohou být rizikové. Přestože se počítá s tím, že statutár musí podstupovat určité podnikatelské riziko, v současné době doporučujeme při rozhodování preferovat jistotu, stabilitu a vysokou obezřetnost. Rozhodnutí, které by za normálních okolností mohlo být obecně přijímáno za přiměřeně rizikové, může aktuálně znamenat překročení akceptovatelné míry rizika a s tím třeba i spojené porušení péče řádného hospodáře.

Na druhou stranu upozorňujeme, že tato obezřetnost se nesmí stát pasivitou. Člen statutárního orgánu je totiž odpovědný nikoli pouze za svá rozhodnutí, ale obecně za řádné vedení celé společnosti. A pokud by byl v obavách o důsledky svých rozhodnutí příliš pasivní a nerozhodný, taková nečinnost by mohla společnost negativně ovlivnit, a ve svém důsledku také znamenat porušení péče řádného hospodáře.

2. Využijte možnosti požádat o pokyn valnou hromadu

V případě rozhodování o záležitosti, která je mimořádně nestandardní nebo riziková, doporučujeme obrátit se na valnou hromadu společnosti s žádostí o udělení pokynu. A to i v případě, že jde o rozhodování o obchodním vedení společnosti.

Tento postup ovšem má několik podmínek: (a) tato žádost musí být valné hromadě doručena s dostatečným předstihem před tím, než bude třeba rozhodnout, (b) statutár je povinen členům valné hromady spolu s žádostí předložit dostatek informací, na jejichž základě si lze udělat o problému komplexní obrázek a informovaně rozhodnout, a (c) statutár představí valné hromadě možná rozhodnutí, aby členové nejvyššího orgánu měli představu o tom, jaké alternativy připadají v úvahu.

V případě, kdy není možné zajistit pokyn valné hromady před daným rozhodnutím, doporučujeme alespoň jeho dodatečné zajištění, a to způsobem, kdy valná hromada zpětně dané rozhodnutí schválí.

3. Nebojte se delegace

Nestandardní situace zvyšuje nároky na znalosti a zkušenosti členů statutárních orgánů. Doporučujeme proto více než obvykle zvážit, zda některé z oblastí obchodního vedení nedelegovat na konkrétní osobu, která je v příslušné problematice odborníkem. Tato delegace může probíhat jak v rámci kolektivního statutárního orgánu mezi jeho jednotlivými členy (delegace vnitřní), tak i směrem k osobě, která členem statutárního orgánu není (delegace vnější). V rámci vnější delegace může být využito například vedoucího zaměstnance anebo odborníka, který stojí zcela vně společnosti, jako je třeba advokát nebo daňový či ekonomický poradce.

Je ovšem třeba pamatovat na to, že delegace nesnímá ze statutára jeho odpovědnost. Statutárovi totiž v té souvislosti vždy zůstávají přinejmenším následující povinnosti: (a) osobu, na níž je určitá záležitost delegována, musí vybrat kvalifikovaně a s rozmyslem, (b) tuto osobu musí dostatečně informovat o dané záležitosti a případně též instruovat a (c) tuto osobu musí při její činnosti dostatečně kontrolovat.

V případě vnější delegace pak výrazně doporučujeme seznámit se nejen s odborností dané osoby, ale i s výši a rozsahem jejího profesního pojištění.

4. Bedlivě sledujte a zaznamenávejte ekonomickou situaci společnosti

V překotné době, jako je ta současná, je mimořádně důležité průběžně kontrolovat a analyzovat ekonomickou kondici vaší společnosti a zejména jejího provozního kapitálu. I když je společnost zdravá a silná, nemusí mít dostatečné likvidní prostředky pro svůj chod, a to zejména z důvodu pozdržení splatnosti plateb zákazníků. Proto doporučujeme, aby se členové statutárních orgánů věnovali se zvýšenou frekvencí statutárnímu reportingu – statutární (manažerské) výkazy doporučujeme vyhotovovat i na týdenní bázi (oproti standardní bázi měsíční) a vždy v kombinaci s výhledem na další bezprostředně navazující období.

S uvedeným jde ruku v ruce potřeba mít jistotu ohledně toho, zda společnosti nehrozí úpadek anebo zda se společnost v platební neschopnosti či předlužení již nenachází, a proto statutárům doporučujeme častěji než obvykle provádět test insolvence.

V té souvislosti však upozorňujeme, že podle aktuálního zákona č. 191/2020 Sb. v období od 24. dubna 2020 do uplynutí 6 měsíců od ukončení nebo zrušení mimořádného opatření při epidemii (jak je definováno v tomto zákoně), nejpozději však do 31. 12. 2020, se neuplatňuje zákonná povinnost dlužníka podat na sebe insolvenční návrh. To neplatí pro případy, kdy úpadek nastal ještě před přijetím mimořádného opatření anebo s tímto mimořádným opatřením nesouvisí.

5. Ujistěte se, že funguje vaše firemní compliance

V době, kdy s neobvyklou rychlostí přibývají nové právní předpisy a turbulentně se mění regulace mnoha oblastí veřejného i soukromého života, je pro statutára obzvláště důležité mít jistotu, že sám člen statutárního orgánu, společnost a její zaměstnanci fungují v plném souladu se všemi právními normami.

Doporučujeme proto upřít pozornost k nastavení praktických a efektivních (nejen vzdělávacích a osvětových) procesů, které zajistí, že každá osoba ve společnosti zná povinnosti a limity, které jí ukládá právní řád, a v praxi se jimi také bezvýjimečně řídí. Pokud si na otázku „Můžete zaručit, že se vy jako statutár i všichni ostatní ve vaší společnosti chovají po právu?“ odpovíte ano, je vše v pořádku.

6. Dbejte na odůvodňování a dokumentaci svých kroků a rozhodnutí

Rozhodnutí a kroky statutára v době krize bývají ze strany společníků podrobovány ještě větší kontrole, či přímo kritice. Proto je nezbytné být na takový zpětný „přezkum“ jednotlivých rozhodnutí a úkonů řádně připraven.

Veškerá rozhodnutí statutára by tedy vždy měla být učiněna na základě dostatečné předcházející analýzy a zvážení všech možných důsledků, případně by měla být konzultována s odborníky. Zároveň doporučujeme zejména o složitějších a rizikovějších rozhodnutích vést záznamy, včetně odkazů na podklady a informace, které k přijetí příslušného rozhodnutí vedly. Na základě toho může člen statutárního orgánu i s odstupem delší doby plnohodnotně prokázat, že v každém konkrétním případě skutečně jednal s péčí řádného hospodáře.

7. Využijte možnosti rozhodovat per rollam v rámci orgánu

Na základě aktuálního zákona č. 191/2020 Sb., který nabyl účinnosti 24. dubna 2020, může orgán právnické osoby rozhodovat mimo své zasedání v písemné formě nebo s využitím technických prostředků i v případě, pokud to společenská smlouva nebo stanovy nepřipouští. V případě statutárních orgánů s více členy proto doporučujeme usnadnit proces rozhodování tím, že není nezbytné, aby se členové osobně scházeli.

8. Připravujte se na budoucnost

Je známo, že i v nelehké současnosti je potřeba myslet dopředu. Avšak krize si zpravidla žádá dokonce ještě intenzivnější přípravu na budoucnost nežli běžný stav. Členové statutárních orgánů by proto neměli zůstat „zakonzervováni“ v přítomnosti, ale měli by se také věnovat přípravě cash-flow modelů, business plánu, investičního plánu a také krizového plánu, pakliže ten současný není dostačující. O obsahu těchto plánů doporučujeme s předstihem informovat valnou hromadu, v ideálním případě doporučujeme požádat valnou hromadu a případně také věřitele společnosti o jejich schválení.

Závěrem doplňujeme, že uvedená doporučení se samozřejmě nevztahují pouze na členy statutárních orgánů, ale přiměřeně se uplatní i pro jiné osoby, jako jsou například prokuristé, členové jiných orgánů obchodních společností (například dozorčí rady) nebo i zástupci právnických osob, které jsou samy členy orgánů obchodních společností. I na tyto osoby totiž dopadá povinnost jednat s péčí řádného hospodáře, neboli s nezbytnou loajalitou, potřebnými znalostmi a pečlivostí.

V případě jakýchkoli souvisejících dotazů nebo potřeby konzultace se neváhejte obrátit na Matěje Sýkoru, advokáta advokátní kanceláře Pavelka Partners.