Jak snížit náklady v rodinné firmě
Článek

Jak snížit náklady v rodinné firmě

23. 11. 2021  |  doba čtení 5 minut

Finanční řízeníRodinné podnikání

O specifickém fungování rodinných firem toho bylo řečeno už mnoho. To co ale platí jak pro velké firmy tak pro rodinné podniky je rostoucí tlak na digitalizaci a automatizaci procesů. To je dáno nejen změnou chování zákazníků (už i před pandemií COVID-19), ale také možností zlepšit fungování a zvýšit ziskovost firem.

Neodmyslitelnou součástí digitalizace a automatizace je firemní software, bez kterého se dnes už žádná firma neobejde. Ten zahrnuje vše od emailu nebo aplikací typu Word a Excel až po komplexní ERP systémy a CRM systémy.

Za až nadměrným skloňováním frází okolo softwaru v posledních několika letech stojí obrovské příležitosti, které se zde skrývají. Problémem ale zůstává tyto příležitosti jasně identifikovat. Navíc ne vždy lze jednoznačně dokázat, že investice do softwaru mají smysluplnou finanční návratnost.

Rostoucí počet malých a středních podniků – a často zároveň rodinných firem – ale už pomocí softwaru posunuje své podnikání o úroveň výš. Mezi hlavní přínosy patří snížení nákladů, zlepšení produktů (a následné zvýšení konkurenceschopnosti) anebo také růst tržeb.

V tomto článku se zaměříme na první z nich, tedy snížení nákladů pomocí softwaru a následné zvýšení ziskovosti firmy.

 

Náklady na samotný software

V první řadě je samozřejmě důležité ohlídat si náklady na samotný software, pomocí kterého pak chceme snižovat celkové náklady firmy.

Z průzkumu prestižních publikací jako je CIO.com plyne, že náklady na firemní software se zpravidla skládají z následujících častí:

  • 30% pořizovací cena / poplatky za používání za rok
  • 15% implementace a úpravy
  • 15% podpora a údržba
  • 10% ostatní náklady (výpadky, nutný hardware, atd.)
  • 30% nevyužitá hodnota

Až 70% nákladů tedy náleží položkám zcela mimo pořizovací cenu. Co víc, odhaduje se, že až 30% softwaru je ve většině firem nevyužito. V praxi to znamená, že nepoužíváte třetinu funkcí, za které platíte, nebo že nemáte dostatečné technické možnosti k využití celého potenciálu určitého systému. Výsledek je stejný – promrhaný čas a peníze.

 

Proto by v první řadě mělo vždy jít o to, abyste minimalizovali svoje náklady na pořizovaný nebo již používaný software.

 

Kde software pomůže snížit náklady

Firemní software lze využít moha různými způsoby. Nejdůležitější ale je, že jeho nasazení nemusí být extrémně komplikované. Níže si uvedeme několik konkrétních situací, kde software pomohl ušetřit náklady menším i středním rodinným firmám. A to bez velkých investic nebo vlastního týmu IT specialistů.

  1. Automatizace administrativních procesů

V jedné rodinné firmě se dříve řešily objednávky mezi firemními prodejnami a centrálou klasickým způsobem – přes telefon. Očividným problémem zde byly nejen časová náročnost a nezáživnost celého procesu, ale také značná chybovost. Každá chyba se pak musela opravit, což stálo další drahocenný čas a brzdilo ostatní procesy.

Řešení přitom nebylo nijak složité. Na firemních prodejnách již byly tablety, které se používaly na různé úkony. Vedení firmy proto nechalo vytvořit jednoduchý formulář v MS Forms, který se uložil jako jednoduchý odkaz na plochu každého tabletu na všech prodejnách. Místo telefonování pak zaměstnanci každé prodejny tento formulář otevřou, když je potřeba objednat a vyplní v něm relevantní informace – typ zboží, množství a případně relevantní poznámky.

Formulář je napojen na standardní Excel tabulku, kde se všechny objednávky automaticky zapisují a s každým zápisem určenému člověku přijde email s upozorněním. To je možné díky jednoduchému toku, který se vytvoří v MS Power Automate. Ten je většinou součástí standardního balíčku Microsoft aplikací, tak jako MS WordMS Excel.

Ve výsledku se nemusel pořizovat nový software, ale lépe se využil ten stávající. Dokonce se ani nemusel hledat externí partner – celá funkcionalita se dá nastavit s pomocí dostupných manuálů na internetu. Přitom taková změna ušetří několik hodin měsíčně nudné administrativní práce a tím ušetří značné množství peněz. Navíc se eliminovala chybovost asi o 90% a vedení má nyní k dispozici data o objednávkách, se kterými může dále pracovat.

  1. Zefektivnění klíčových procesů

V jiné rodinné firmě zaměřené na potravinářskou výrobu se řešilo, jak zefektivnit naskladňování vyrobených produktů a s tím spojený proces aktualizace skladových zásob v systému na skladové hospodářství. Tento proces se vždy řešil manuálně notoricky známým systémem tužka-papír.

Zde bylo řešení náročnější než v prvním případě, ale ani tak nebylo extrémně komplikované. Jelikož již zavedený systém na skladové hospodářství obsahoval možnost načítaní zboží pomocí QR kódů, softwarová stránka věci byla vyřešená dokoupením tohoto modulu. K tomu bylo zapotřebí nakoupit tři čtečky QR kódů jako hardwarový doplněk.

Celý proces se nakonec jen obohatil o jedinou přidanou činnost – při výrobě produktu a následném skládání do přepravek, ve kterých se produkt skladuje, se na každou přepravku připevní korespondující QR kód. Ten bude předem připraven tak, aby při načtení nahrál to správné zboží do systému na skladové hospodářství. Tím se eliminovalo manuální přepočítávání a papírová evidence zboží lidmi ve skladu a s tím spojená chybovost.

Ve výsledku se ani zde nemusel pořizovat nový software, jen se dokoupil modul ke stávajícímu. Externí partner pak pomohl celý systém uvést do provozu napojením hardwaru na software. Taková změna ušetřila několik hodin práce měsíčně a snížila chybovost na minimum. Jako v předešlém případě i zde má teď vedení k dispozici data, která se dříve musela pracně dolovat a upravovat. Dnes má naopak okamžitý přehled o tom, jaké produkty jsou nebo byly na skladě v jakém časovém období.

  1. Získavání dat a integrace stávajících systémů

Posledním příkladem je získávání dat, která se dají kombinovat s již dostupnými daty a odhalovat tak oblasti, kde se dá dosáhnout značného zlepšení. Stejná rodinná firma jako v druhém případě výše tak začala sbírat výstupy z výrobních strojů, které dříve nijak nezpracovávala.

Tyto výstupy se pravidelně nahrávají do předem vytvořeného modelu v MS Power BI (nástroj na grafické a tabulkové zpracování dat do srozumitelných přehledů), kde se kombinují s jinými daty, jako jsou právě aktuální stavy skladových zásob.

Celý model není nijak komplikovaný a byl vytvořen tak, aby se dalo okamžitě vyčíst, jaké jsou celkové náklady na vyrobený produkt, jak efektivní byla samotná výroba a jaká marže z toho firmě plyne při stávajících prodejních cenách. Jelikož má tato firma více podobných produktů, lze tak lehce jednotlivé produkty porovnat.

V kombinaci s náklady na jednotlivé složky finálního produktu, které se sem pravidelně nahrávají, má tato firma v reálném čase přehled o vývoji hrubé marže u jednotlivých produktů. To umožňuje vedení firmy zaměřit se na snižování nákladů u méně ziskových položek, kde bylo dříve složité marži vůbec přesně vypočítat.

Ve výsledku se dokoupil software MS Power BI jako další aplikace sady MS Office 365, která se standardně používá ve většině firem. S trochou šikovnosti byl přehled vytvořen stávajícími zaměstnanci firmy s pomocí dostupných materiálů a návodů. Data, která tento přehled shromažďuje a zpracovává jsou přitom kritická pro dlouhodobou prosperitu firmy.

 

Závěr

Firemní software skýtá nespočet možností, jak snížit náklady nejen ve velkých korporacích ale i v rodinných firmách. Výše jsme uvedli tři konkrétní příklady, kde nebylo potřeba vynaložit vysoké náklady a přitom se dosáhlo zajímavého snížení nákladů právě pomocí softwaru.

Výsledkem jsou dvě věci. Tou první je ušetřený čas a snížená chybovost, což v praxi samozřejmě znamená ušetřené peníze. Tou druhou jsou nasbíraná data, která poskytují podklady k dalšímu zefektivňování procesů, k ziskovosti jednotlivých produktů a zákaznických segmentů či k poruchovosti technologií.

Sdílení

Autor

JAROSLAV ZAPLETAL

    E-mail

    Firma